Unser Community-Start Angebot für alle schnell Entschlossenen
September 3, 2025
Die meisten Mittelständler verschenken 50.000€ jährlich durch ineffiziente Prozesse. Wir zeigen dir mit konkreten Rechenbeispielen, wo dein Geld versickert: 45 Min pro Angebot, 20 Min pro Rechnung - das summiert sich. Plus: Einfache Formel zum Selbstberechnen & Förderungstipps.
Letzte Woche haben wir mal wieder nachgerechnet. Die Frage war simpel – was kostet es eigentlich wirklich, wenn ein mittelständisches Unternehmen seine Prozesse nicht digitalisiert? Die Antwort hat uns dann doch überrascht. Die meisten Unternehmen verschenken mindestens 50.000 Euro pro Jahr. Einfach so. Jeden Tag ein bisschen, und am Ende des Jahres fehlt ein komplettes Jahresgehalt auf dem Konto.
Klingt übertrieben? Dachten wir anfangs auch. Bis wir angefangen haben, typische Unternehmensabläufe mal sauber durchzurechnen. Heute zeigen wir dir, wo das Geld versickert und wie du es dir zurückholst. Keine Theorie, keine Verkaufsshow – nur Zahlen, die du selbst nachrechnen kannst.
Mal ehrlich, wann hast du das letzte Mal gemessen, wie lange ein Angebot bei dir dauert? Oder eine Rechnung? Oder die tägliche Kommunikation mit Kunden? Die meisten Unternehmer haben darauf keine Antwort. Nicht weil sie faul sind, sondern weil der Alltag einen einfach verschluckt.
Da sitzt dann jemand und tippt ein Angebot in Word. Sucht die Preise aus drei verschiedenen Excel-Listen. Formatiert das Ganze schön. Speichert als PDF. Schreibt eine nette Mail dazu. 45 Minuten sind herum, bevor man es merkt. Ist ja auch nicht schlimm, oder? Machen viele so.
Doch, ist es. Denn bei 15 Angeboten pro Woche reden wir von über 11 Stunden. Elf Stunden, in denen du mit Kunden sprechen könntest. Neue Projekte entwickeln. Oder einfach mal durchatmen. Bei einem realistischen Stundensatz von 85 Euro sind das fast 4.000 Euro im Monat. 48.000 Euro im Jahr. Nur für Angebote schreiben.
Und das ist erst der Anfang. Die Rechnung geht weiter.
Schauen wir uns einen typischen Handwerksbetrieb mit acht Mitarbeitern an. So einen Betrieb, wie es tausende in Deutschland gibt. Was passiert da den ganzen Tag?
Der Chef schreibt nicht nur Angebote. Er erstellt auch Rechnungen. Pro Stück etwa 20 Minuten, wenn man ehrlich rechnet. Positionen heraussuchen, alles eintippen, ausdrucken, verschicken, abheften. Bei 20 Rechnungen pro Woche macht das nochmal 6,5 Stunden.
Dann die Materialbestellung. Jemand läuft durchs Lager, schaut was fehlt, vergleicht Preise, bestellt, kontrolliert Lieferungen. Mindestens eine halbe Stunde täglich, meistens mehr. Die Zeiterfassung der Mitarbeiter kommt dazu. Projektdokumentation. Kundenmails. Telefonate wegen Terminen.
Rechnen wir das zusammen, landen wir bei mindestens 28 Stunden Büroarbeit pro Woche. Der Inhaber macht das selbst, weil er es am besten kann. Oder glaubt, dass er es am besten kann. 28 Stunden mal 85 Euro macht 9.520 Euro im Monat. 114.240 Euro im Jahr.
Für Arbeit, die ein Computer in Sekunden erledigen könnte.
Aber warte, es wird noch interessanter. Denn Menschen machen Fehler. Eine Null zu viel im Angebot? Pech gehabt, wenn der Kunde schon unterschrieben hat. Rechnung vergessen? Das Geld fehlt erstmal. Falsche Materialbestellung? Doppelte Kosten plus Zeitverlust.
Jeder einzelne Fehler kostet Geld. Mal 50 Euro, mal 5.000. Und sie passieren. Jeden Tag.
Stopp. Bevor du jetzt denkst, es geht nur um teure Software - darum geht es nicht. Digitalisierung ist kein Hexenwerk und keine Raketenwissenschaft. Es bedeutet einfach nur, nervige Routineaufgaben so zu organisieren, dass sie schneller und fehlerfreier laufen.
Das kann eine simple Excel-Vorlage sein, die Kalkulationen automatisch macht. Ein Online-Formular für Kundenanfragen. Oder ja, auch mal eine richtige Software, die Angebote auf Knopfdruck erstellt. Der Punkt ist – es muss zu dir passen. Nicht alles muss digital werden.
Ein Handwerker wird immer zum Kunden fahren und mit seinen Händen arbeiten. Das ist sein Job, das macht ihn aus. Aber muss er wirklich abends noch zwei Stunden Papierkram machen? Muss er wirklich jeden Samstag Rechnungen schreiben? Wir glauben nicht.
Die Kunst liegt darin, die richtigen Sachen zu digitalisieren. Die Zeitfresser, die Nervaufgaben, die Fehlerquellen. Alles andere kann bleiben, wie es ist.
Hier wird es spannend. Wenn du einen Prozess wirklich gut digitalisierst, passieren Dinge, die du vorher nicht auf dem Schirm hattest.
Beispiel Angebotserstellung. Klar, du sparst Zeit, wenn das Angebot per Klick fertig ist. Aber das ist nur der Anfang. Plötzlich siehst du Muster. Welche Angebote werden angenommen? Welche nicht? Bei welchem Preis springen Kunden ab? Welche Leistungen werden immer zusammen gebucht?
Diese Informationen hattest du vorher auch, theoretisch. Praktisch waren sie vergraben in hunderten Word-Dokumenten. Jetzt sind sie da, auf einen Blick. Du kannst deine Preise optimieren. Bessere Pakete schnüren. Die Abschlussquote steigt, ohne dass du mehr arbeiten musst.
Oder die Zeiterfassung. Wenn deine Mitarbeiter ihre Zeiten digital erfassen, weißt du endlich, welche Projekte Geld bringen und welche nicht. Du siehst, wo es hakt. Wo du zu knapp kalkuliert hast. Wo du beim nächsten Mal mehr verlangen kannst. Dieses Wissen ist Gold wert. Buchstäblich.
Das sind die Dominoeffekte, von denen keiner spricht. Die kleinen Verbesserungen, die sich zu großen Veränderungen summieren.
Genug Theorie. Schauen wir uns typische Szenarien an, wie sie in der Praxis vorkommen. Die Zahlen basieren auf Durchschnittswerten aus verschiedenen Branchen.
Stell dir ein Modegeschäft vor. Drei Filialen, zwölf Mitarbeiter. Alles läuft über Excel und Zettelwirtschaft. Keiner weiß genau, was wo liegt. Bestellungen nach Gefühl. Die Inventur? Drei Tage Komplettstillstand.
Mit einer cloudbasierten Warenwirtschaft mit Barcode-Scanner und automatischer Nachbestellung ändert sich das komplett. Kostenpunkt für so eine Lösung liegt typischerweise bei etwa 15.000 Euro im ersten Jahr, dann 450 Euro monatlich.
Was kann das bringen? Der Lagerumschlag verbessert sich erfahrungsgemäß um 40 Prozent. Das bedeutet 25.000 Euro weniger totes Kapital im Lager. Fehlbestände sinken um 75 Prozent, macht etwa 3.500 Euro mehr Umsatz im Monat, weil Kunden finden, was sie suchen. Die Inventur dauert nur noch vier Stunden statt drei Tage.
Rechnung unterm Strich – nach allen Kosten bleibt theoretisch ein Plus von über 60.000 Euro. Im ersten Jahr. Ab dem zweiten wird es noch besser.
Eine typische Marketingagentur mit sechs Leuten. Der Chef verbringt gefühlt den halben Tag mit Akquise. Ein Angebot dauert zweieinhalb Stunden, die Abschlussquote liegt bei mageren 15 Prozent. Nachfassen? Fehlanzeige, dafür ist keine Zeit.
Mit einem CRM mit Angebotskonfigurator und automatischen Follow-ups ändert sich das Spiel. So eine Investition liegt bei etwa 22.000 Euro komplett.
In der Theorie dauert ein Angebot dann nur noch 20 Minuten. Statt 20 schafft der Inhaber 35 im Monat. Wenn die Abschlussquote auf 28 Prozent steigt, macht das bei 3.500 Euro Durchschnittsprojekt einen Mehrumsatz von 24.500 Euro. Pro Monat.
Die Investition könnte nach vier Wochen wieder drin sein. Alles danach wäre Gewinn.
Ein mittelständischer Betrieb, 45 Mitarbeiter. Produktion läuft über Excel, Kommunikation über Zuruf. Termine werden regelmäßig gerissen. Informationen kommen oft nicht an.
Ein vernünftiges ERP-System kostet schnell 85.000 Euro. Das tut erstmal weh.
Aber was kann passieren? Durchlaufzeiten sinken um 20 Prozent. Bei 8 Millionen Jahresumsatz bedeutet das theoretisch 320.000 Euro weniger gebundenes Kapital. Wenn die Termintreue von 75 auf 95 Prozent steigt, sind Kunden zufriedener und bestellen mehr. Überstunden könnten um 30 Prozent sinken, das würde 120.000 Euro im Jahr sparen.
Nach zwei Jahren wäre die Investition bezahlt. Danach würde das System jährlich über 200.000 Euro abwerfen.
Jetzt kommt der Teil, den dir keiner erzählt. Viele Digitalisierungsprojekte gehen schief. Richtig schief. Die Statistik sagt 60 bis 70 Prozent. Warum?
Der Klassiker - man will alles auf einmal. Neues ERP, neue Website, neues CRM, alles gleichzeitig. Die Mitarbeiter sind überfordert, das Budget explodiert, am Ende funktioniert nichts richtig. Besser klein anfangen. Ein Problem nach dem anderen lösen. Erfolge feiern. Dann weitermachen.
Fehler Nummer zwei – die Mitarbeiter vergessen. Die haben Angst. Vor der neuen Technik, vor Veränderung, manchmal auch um ihren Job. Diese Angst musst du ernst nehmen. Erklären, warum die Veränderung kommt. Zeigen, was sie davon haben. Schulen, bis es sitzt. Geduld haben.
Dann das leidige Thema Geld. Klar, die Gratis-Software ist verlockend. Aber wenn sie nach drei Monaten nicht mehr funktioniert oder nicht zu deinen Prozessen passt, wird sie richtig teuer. Gleiches gilt fürs Selbermachen. Ohne Profis dauert alles dreimal so lange und funktioniert am Ende halb so gut.
Der größte Fehler aber? Schlechte Prozesse digitalisieren. Wenn etwas analog schon nicht funktioniert, wird es digital nicht besser. Nur schneller schlecht. Erst denken, dann machen.
Aus unserer Erfahrung funktioniert folgender Ansatz am besten.
Woche eins. Schreib auf, was du und deine Leute den ganzen Tag machen. Wirklich aufschreiben, nicht schätzen. Eine Strichliste reicht. Du wirst staunen, wo die Zeit hingeht.
Dann suchst du dir den größten Zeitfresser raus. Den einen, der dich am meisten nervt. Das ist dein erstes Projekt. Nicht zwei, nicht drei. Einer. Such dir dafür eine Lösung, die passt. Zu deinem Budget, zu deinen Leuten, zu deinen Kunden.
Die Einführung planst du sauber durch. Mit Puffer für Schulungen. Mit Zeit zum Ausprobieren. Mit einem Plan B, falls was schiefgeht. Leg fest, woran du erkennst, dass es funktioniert. Mehr Umsatz? Weniger Stress? Zufriedenere Kunden? Miss es.
Nach drei Monaten schaust du, wo du stehst. Klappt alles? Super, weiter zum nächsten Problem. Hakt es noch? Nachbessern. Erst, wenn Projekt eins läuft, startest du Projekt zwei.
Dauert länger als die Holzhammer-Methode, klar. Funktioniert dafür aber. Die Leute kommen mit, die Kosten bleiben im Rahmen, und du lernst bei jedem Schritt dazu.
Kleiner Tipp am Rande, den viele nicht kennen. Deutschland fördert Digitalisierung massiv. Bis zu 50 Prozent der Kosten übernimmt der Staat. Kein Kredit, echter Zuschuss. Geschenktes Geld.
„Digital Jetzt“ zum Beispiel. Bis zu 50.000 Euro Förderung, 40 bis 50 Prozent der Kosten. Ein 30.000 Euro Projekt kostet dich effektiv nur 15.000.
"go-digital" ist speziell für Handwerk und Mittelstand. 16.500 Euro maximal, 50 Prozent Förderquote. Perfekt für den Einstieg.
Dazu kommen die Länderprogramme. Bayern hat den Digitalbonus. NRW fördert mit Mittelstand.innovativ. Baden-Württemberg hat die Digitalisierungsprämie Plus. Förderquoten zwischen 30 und 70 Prozent.
Der Haken? Die Anträge sind eine Qual. Rechne drei bis sechs Monate, bis das Geld kommt. Und du musst erstmal in Vorleistung gehen. Trotzdem, bei größeren Projekten macht das den Unterschied.
So, jetzt bist du dran. Schnapp dir einen Taschenrechner.
Schritt eins. Was kosten dich deine Leute pro Stunde? Nicht der Lohn, der echte Stundensatz, mit allem drum und dran.
Schritt zwei. Wie viele Stunden pro Woche gehen für Bürokram drauf? Angebote, Rechnungen, Excel-Listen, E-Mails, das ganze Programm.
Schritt drei. Stundensatz mal Stunden mal 52 Wochen. Das ist dein jährlicher Verwaltungsaufwand.
Schritt vier. Wie viel davon könntest du einsparen? Bei Routinesachen sind 70 Prozent drin, bei komplexeren Themen 30 Prozent. Sei konservativ.
Schritt fünf. Zieh die Kosten für Software und Einführung ab. Was bleibt übrig?
Wenn da weniger als 50.000 Euro Plus herauskommt, hast du dich wahrscheinlich verrechnet. Die meisten Unternehmen unterschätzen ihre Verwaltungskosten massiv. Und wir haben noch nicht mal über Fehlerkosten, verpasste Chancen und bessere Entscheidungen durch mehr Daten gesprochen.
Während du noch überlegst, hat deine Konkurrenz vielleicht schon angefangen. Sie wird schneller. Günstiger. Besser. Ihre Kunden sind zufriedener, die Mitarbeiter entspannter.
Jeder Tag ohne Digitalisierung kostet dich Geld. Echtes Geld, das auf deinem Konto fehlt. Die Zeit, die du mit Kleinkram vergeudest, fehlt dir für wichtige Sachen. Für Kundengespräche, Produktentwicklung, strategische Entscheidungen. Oder einfach für einen frühen Feierabend.
Digitalisierung ist kein Nice-to-have mehr. Sie entscheidet, wer in fünf Jahren noch am Markt ist und wer nicht. Die gute Nachricht? Es ist einfacher als du denkst. Die Tools sind da, die Förderungen warten, das Know-how ist verfügbar.
Der 50.000-Euro-Unterschied liegt auf dem Tisch. Er gehört eigentlich dir. Du musst ihn dir nur holen.
Die Frage ist nicht ob, sondern wann du anfängst. Heute? Morgen? Nächste Woche? Jeder Tag kostet dich bares Geld. Deine Entscheidung.
