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ERP-Systeme kosten mehr als nur Software. Die reinen Lizenzkosten machen nur 15–30 % aus. Ein Mittelständler mit 50 Mitarbeitern zahlt 75.000-150.000 € für On-Premise oder 5.000-12.500 € monatlich für Cloud. Dazu kommen Implementierung, Schulung, Hardware und versteckte Kosten.
Wenn du über ein ERP-System nachdenkst, kennst du das Problem: Der Softwareanbieter nennt dir einen Preis pro User und du rechnest schnell durch. 50 Euro pro Mitarbeiter im Monat bei 20 Leuten macht 1.000 Euro. Klingt machbar. Doch dann kommt die Rechnung nach dem Projekt und du fragst dich, wo die ganzen zusätzlichen Kosten herkommen.
Die Wahrheit ist unbequem: Die reinen Softwarekosten machen oft nur 15 bis 30 Prozent der tatsächlichen Gesamtkosten aus. Der Rest verteilt sich auf Bereiche, die du anfangs vielleicht gar nicht auf dem Schirm hattest. Implementierung, Anpassungen, Schulungen und versteckte Kosten treiben das Budget schnell in ungeahnte Höhen.
Bevor du dich mit konkreten Zahlen beschäftigst, triffst du eine grundlegende Entscheidung. Willst du das ERP-System auf eigenen Servern betreiben oder nutzt du eine Cloud-Lösung? Diese Wahl beeinflusst nicht nur die Kostenstruktur, sondern auch die Art der Ausgaben.
Bei einer On-Premise-Lösung zahlst du viel Geld auf einmal. Du kaufst Lizenzen, investierst in Hardware und richtest alles bei dir im Unternehmen ein. Das bedeutet hohe Anfangsinvestitionen, dafür niedrigere laufende Kosten. Cloud-ERP funktioniert genau andersherum. Du zahlst monatliche Gebühren, sparst dir aber die hohen Startkosten. Nach fünf Jahren kann die Cloud-Lösung trotzdem teurer sein als die eigene Installation.
Ein mittelständisches Unternehmen mit 50 Mitarbeitern zahlt für eine On-Premise-Lösung zwischen 75.000 und 150.000 Euro in der Einführungsphase. Bei einer Cloud-Lösung fallen monatlich 5.000 bis 12.500 Euro an. Beide Zahlen verstehen sich ohne spätere Anpassungen und Erweiterungen.
Die Lizenzkosten sind der offensichtlichste Posten. Bei Cloud-Lösungen zahlst du pro User zwischen 50 und 400 Euro monatlich. Der Preis hängt vom Funktionsumfang ab. Ein einfaches System für kleine Handwerksbetriebe kostet weniger als eine Lösung mit komplexer Produktionsplanung für die Industrie.
Bei On-Premise-Lizenzen zahlst du einmalig mehrere tausend Euro pro Arbeitsplatz. Dazu kommen jährliche Wartungsgebühren von 15 bis 22 Prozent der ursprünglichen Lizenzkosten. Diese Wartung ist kein Nice-to-have. Ohne sie bekommst du keine Updates und keinen Support. Sicherheitslücken bleiben offen, gesetzliche Änderungen werden nicht eingepflegt.
Viele Anbieter locken mit günstigen Basispreisen. Dann stellst du fest, dass wichtige Module extra kosten. Die Lagerverwaltung, die Produktionsplanung oder das CRM-Modul verdoppeln schnell den ursprünglich kalkulierten Preis. Frag deshalb immer nach dem Komplettpreis für deinen konkreten Anwendungsfall.
Die Einführung eines ERP-Systems verschlingt 30 bis 50 Prozent der Gesamtkosten. Das überrascht viele Unternehmer, ist aber logisch. Ein ERP-System ist keine Software, die du einfach installierst und loslegst. Es greift tief in deine Unternehmensprozesse ein.
Berater analysieren deine Abläufe, passen das System an deine Bedürfnisse an und migrieren deine Altdaten. Pro Nutzer kannst du mit Implementierungskosten zwischen 150 und 9.000 Euro rechnen. Die große Spanne erklärt sich durch die Komplexität. Ein Handwerksbetrieb mit standardisierten Prozessen zahlt weniger als ein Produktionsunternehmen mit individuellen Fertigungsabläufen.
Die Datenmigration wird oft unterschätzt. Deine alten Daten liegen in verschiedenen Formaten vor. Excel-Tabellen, alte Datenbanken, PDF-Dokumente. Alles muss aufbereitet, bereinigt und ins neue System übertragen werden. Bei 10.000 Artikeln und 5.000 Kunden summiert sich der Aufwand schnell auf mehrere Personenwochen.
Das Customizing frisst ebenfalls Zeit und Geld. Kein ERP-System passt perfekt zu deinem Unternehmen. Formulare werden angepasst, Workflows programmiert, Berichte erstellt. Jede Sonderlösung kostet extra. Berater rechnen mit Tagessätzen zwischen 800 und 1.500 Euro ab.
Bei einer On-Premise-Installation brauchst du leistungsfähige Server. Ein mittelständisches Unternehmen investiert 10.000 bis 30.000 Euro in Hardware. Dazu kommen Kosten für unterbrechungsfreie Stromversorgung, Klimatisierung und Backup-Systeme. Die Arbeitsplätze brauchen eventuell neue Computer oder zusätzliche Monitore für die ERP-Oberfläche.
Cloud-Lösungen sparen dir diese Investitionen. Dafür zahlst du monatliche Hosting-Gebühren, die bereits in den Lizenzkosten enthalten sein können oder extra berechnet werden. Die Internetverbindung muss stabil und schnell sein. Ein Ausfall bedeutet Stillstand. Daher investierst du in redundante Internetleitungen und professionelle Netzwerktechnik.
Die Infrastrukturkosten machen 10 bis 20 Prozent der Gesamtkosten aus. Bei Cloud-Lösungen verteilen sie sich auf die monatlichen Zahlungen, bei On-Premise-Installationen fallen sie gebündelt am Anfang an.
Deine Mitarbeiter müssen mit dem neuen System arbeiten. Ohne vernünftige Schulung scheitert das beste ERP-Projekt. Plane 10 bis 15 Prozent der Projektkosten für Trainings ein. Bei 20 Mitarbeitern und einem 100.000-Euro-Projekt sind das 10.000 bis 15.000 Euro.
Key-User brauchen intensive Schulungen. Sie werden zu internen Experten und schulen später ihre Kollegen. Rechne mit drei bis fünf Schulungstagen pro Key-User. Ein Trainingstag kostet zwischen 500 und 1.000 Euro pro Person.
Das Change Management geht über reine Schulungen hinaus. Mitarbeiter haben Angst vor Veränderungen. Sie befürchten Mehrarbeit oder den Verlust ihrer Position. Ein professioneller Change-Manager begleitet den Prozess, moderiert Workshops und löst Widerstände auf. Das kostet zusätzlich 10.000 bis 30.000 Euro, zahlt sich aber durch höhere Akzeptanz aus.
Nach der Einführung fallen kontinuierliche Kosten an. Bei On-Premise-Systemen zahlst du jährlich 15 bis 22 Prozent der Lizenzkosten für Wartung und Support. Bei ursprünglichen Lizenzkosten von 50.000 Euro sind das 7.500 bis 11.000 Euro pro Jahr.
Cloud-Lösungen haben diese Kosten bereits in den monatlichen Gebühren enthalten. Dafür zahlst du dauerhaft höhere Beträge. Nach fünf bis sieben Jahren übersteigen die Cloud-Kosten oft die Gesamtkosten einer On-Premise-Lösung.
Updates und Upgrades kosten extra, wenn sie über die normale Wartung hinausgehen. Ein Versionssprung kann noch einmal 20 bis 30 Prozent der ursprünglichen Implementierungskosten verschlingen. Neue Module oder zusätzliche User treiben die Kosten weiter nach oben.
Viele Kosten tauchen erst während des Projekts auf. Schnittstellen zu anderen Systemen sind der Klassiker. Dein Webshop muss ans ERP angebunden werden. Die Zeiterfassung soll Daten übertragen. Das Dokumentenmanagementsystem muss integriert werden. Jede Schnittstelle kostet zwischen 3.000 und 15.000 Euro.
Der interne Aufwand wird systematisch unterschätzt. Deine Mitarbeiter sitzen in Workshops, testen das System, definieren Anforderungen. Ein Projektleiter koordiniert alles. Diese Arbeitszeit fehlt im Tagesgeschäft. Bei einem sechsmonatigen Projekt summiert sich der interne Aufwand schnell auf 500 bis 1.000 Personentage.
Change Requests sind unvermeidlich. Während der Implementierung merkst du, dass wichtige Funktionen fehlen oder anders gelöst werden müssen. Jede Änderung kostet extra. Plane 10 bis 15 Prozent Puffer für solche Nachforderungen ein.
Die Datenpflege ist ein Dauerthema. Artikelstammdaten, Kundeninformationen, Lieferantendaten müssen aktuell gehalten werden. Das kostet Zeit und damit Geld. Viele Unternehmen stellen dafür eine halbe bis ganze Stelle ab.
Kleine Unternehmen mit bis zu 10 Mitarbeitern kommen mit 30.000 bis 60.000 Euro Gesamtinvestition aus. Das gilt für Standard-Cloud-Lösungen, ohne große Anpassungen. Die monatlichen Kosten liegen bei 500 bis 1.500 Euro.
Mittelständische Unternehmen mit 25 bis 50 Mitarbeitern kalkulieren besser mit 75.000 bis 200.000 Euro Initialkosten. Cloud-Lösungen schlagen mit 2.500 bis 12.500 Euro monatlich zu Buche. Der große Preisunterschied erklärt sich durch Branche und Komplexität.
Großunternehmen mit über 100 Mitarbeitern investieren selten unter 300.000 Euro. Nach oben gibt es keine Grenze. Konzerne geben Millionenbeträge für ihre ERP-Systeme aus.
Ein konkretes Rechenbeispiel: Ein Produktionsunternehmen mit 35 Mitarbeitern führt ein ERP-System ein. Die Lizenzkosten betragen 60.000 Euro. Die Implementierung kostet 70.000 Euro. Hardware und Infrastruktur schlagen mit 20.000 Euro zu Buche. Schulungen kosten 15.000 Euro. Dazu kommen 20.000 Euro für Schnittstellen und Anpassungen. Macht zusammen 185.000 Euro. Mit 15 Prozent Sicherheitspuffer landet das Unternehmen bei 213.000 Euro Gesamtinvestition.
Lass dir immer ein Festpreisangebot für die Implementierung geben. Viele Anbieter arbeiten nach Aufwand. Das Risiko von Verzögerungen und Mehrkosten trägst dann du. Ein Festpreis gibt dir Planungssicherheit.
Definiere den Projektumfang exakt. Was ist inkludiert, was kostet extra? Wie viele Workshops sind enthalten? Wer macht die Datenmigration? Werden Schnittstellen mitgeliefert? Je genauer die Leistungsbeschreibung, desto weniger böse Überraschungen erlebst du.
Plane realistisch. ERP-Projekte dauern länger und kosten mehr als gedacht. Sechs Monate Projektlaufzeit sind das Minimum. Zwölf Monate sind realistischer. Der interne Aufwand ist enorm. Deine besten Leute sind monatelang im Projekt gebunden.
Wähle einen erfahrenen Implementierungspartner. Der günstigste Anbieter ist selten der beste. Referenzen aus deiner Branche sind Gold wert. Ein Partner, der deine Prozesse versteht, spart dir Zeit und Geld.
Fang klein an. Du musst nicht alle Module sofort einführen. Starte mit den Kernfunktionen und erweitere schrittweise. Das reduziert Komplexität und Kosten. Deine Mitarbeiter werden es dir danken.