Drei Tools, ein Ziel: repetitive Aufgaben automatisieren. Aber welches passt zu dir? Wir haben Make, Zapier und n8n im Alltag getestet. Mit ehrlichem Preisvergleich, Fokus auf deutsche Tools wie Xentral und Lexoffice, und konkreten Empfehlungen je nach Situation.
Bevor wir in den Vergleich einsteigen: Warum solltest du dich überhaupt mit Automation-Tools beschäftigen?
Die ehrliche Antwort: Weil du wahrscheinlich 10–20 Stunden pro Woche mit Aufgaben verbringst, die eine Maschine besser kann. Daten von A nach B kopieren. E-Mails verschicken, wenn etwas passiert. Listen aktualisieren. Reports erstellen.
Wir haben bei Business.Digital unsere eigenen Prozesse analysiert. Das Ergebnis: 23 Stunden pro Woche gingen für repetitive Aufgaben drauf. Heute sind es unter 5 Stunden, der Rest läuft automatisch.
Die drei Tools in diesem Vergleich sind die Platzhirsche im Markt. Jedes hat seine Berechtigung. Die Frage ist nicht „Welches ist das beste?“, sondern „Welches passt zu dir?“
Make ist der Allrounder mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis. Das Tool wurde 2012 in Tschechien gegründet und 2020 von Celonis übernommen. Der visuelle Builder ist mächtig, die Lernkurve entsprechend.
Am besten für: Unternehmen, die komplexe Workflows benötigen, aber kein Entwicklerteam haben.
Zapier ist der Marktführer und das Tool, das die meisten zuerst ausprobieren. 2011 in den USA gegründet, heute mit über 6000 App-Integrationen der größte Katalog am Markt.
Am besten für: Einsteiger, die schnell Ergebnisse wollen und bereit sind, dafür zu zahlen.
n8n ist das Open-Source-Tool für alle, die volle Kontrolle wollen. 2019 in Berlin gegründet, kann es selbst gehostet werden. Keine Daten verlassen deine Server.
Am besten für: techaffine Teams, Unternehmen mit strengen Datenschutz-Anforderungen, budgetbewusste Startups.
Die Preismodelle unterscheiden sich grundlegend. Das macht den direkten Vergleich schwierig, aber auch spannend.
Make rechnet nach „Operations“ ab. Eine Operation ist jede Aktion in deinem Workflow. Wenn du eine E-Mail empfängst, sie in ein CRM einträgst und eine Slack-Nachricht sendest, sind das 3 Operations.
* Free Plan: 0 €, 1000 Operations, 2 Scenarios
* Core Plan: 9 €/Monat, 10 000 Operations, unbegrenzt Scenarios
* Pro Plan: 16 €/Monat, 10 000 Operationen, unbegrenzt Scenarios
* Teams Plan: 29 €/Monat, 10 000 Operations, unbegrenzt Scenarios.
Wichtig: Zusätzliche Operations kosten 9€ pro 10 000. Bei hohem Volumen wird das relevant.
Zapier zählt „Tasks“. Das sind erfolgreiche Aktionen (Trigger zählen nicht). Ein Zap mit 3 Aktionen verbraucht also 3 Tasks pro Durchlauf.
* Free Plan: 0 $, 100 Tasks, 5 Zaps
* Starter-Plan: 19,99 $/Monat, 750 Tasks, 20 Zaps
* Professional Plan: 49 $/Monat, 2000 Tasks, unbegrenzt Zaps
* Teamplan: 69 $/Person/Monat, 2000 Tasks, unbegrenzt Zaps.
Der Haken: Zapier wird bei Skalierung schnell teuer. 10.000 Tasks kosten dich mindestens 49 $/Monat. Bei Make bekommst du das für 9 €.
n8n hat zwei Modelle:
Self-hosted (kostenlos):
* Unbegrenzte Workflows
* Unbegrenzte Executions
* Du brauchst einen Server (ab 5€/Monat bei Hetzner)
* Du bist für Updates und Wartung verantwortlich
n8n Cloud:
* Starter-Plan: 20 €/Monat, 2.500 Executions, 5 Workflows
* Pro-Plan: 50 €/Monat, 10 000 Executions, 15 Workflows
* Enterprise-Plan: Individuell, Individuell, unbegrenzt Workflows
Nehmen wir ein mittelständisches Unternehmen mit 50 000 Aktionen pro Monat:
* Make (Pro + Extra Ops): ~56€
* Zapier (Professional): ~249$
* n8n (self-hosted): ~5€ (Serverkosten)
* n8n (Cloud Pro): ~250€
Fazit Preis: Make bietet das beste Preis-Leistungs-Verhältnis für die meisten Anwendungsfälle. n8n Self-hosted ist unschlagbar günstig, aber du brauchst technisches Know-how.
Zapier hat die flachste Lernkurve. Du wählst einen Trigger („Wenn neue E-Mail in Gmail“), eine Aktion („Erstelle Zeile in Google Sheets“), fertig. Die Oberfläche führt dich Schritt für Schritt.
Erster Workflow in: 5–10 Minuten
Einschränkung: Komplexe Workflows mit Verzweigungen, Schleifen oder Fehlerbehandlung sind umständlich. Die lineare Struktur (Trigger → Action → Action) stößt schnell an Grenzen.
Make zeigt dir Workflows als Flussdiagramm. Du siehst auf einen Blick, was passiert. Verzweigungen, parallele Pfade, Schleifen, alles ist möglich und sichtbar.
Erster Workflow in: 15–30 Minuten
Lernkurve: Steiler als Zapier. Die vielen Möglichkeiten können am Anfang überfordern. Nach ein paar Stunden „klickt“ es aber, und dann willst du nicht mehr zurück.
Unser Tipp: Die Make Academy bietet kostenlose Kurse. Investiere 2–3 Stunden, bevor du loslegst.
n8n hat die steilste Lernkurve. Die Oberfläche ist mächtig, aber nicht intuitiv. Du kannst JavaScript in jedem Node verwenden, was Flexibilität bedeutet, aber auch Komplexität.
Erster Workflow in: 30–60 Minuten (Cloud), 2–4 Stunden (self-hosted Setup)
Realität: Wenn du kein Entwickler bist oder keinen im Team hast, wird n8n frustrierend. Wenn du einer bist, ist es ein Traum.
* Zapier: 6000+ native Integrationen
* Make: 1800+ native Integrationen
* n8n: 400+ native Integrationen
Die Zahlen allein sagen wenig. Entscheidend ist, ob die Tools dabei sind, die DU benötigst.
Alle drei unterstützen die wichtigsten Business-Apps:
* Google Workspace (Gmail, Sheets, Drive, Calendar)
* Microsoft 365 (Outlook, Excel, Teams)
* Slack
* Salesforce, HubSpot, Pipedrive
* Shopify, WooCommerce
* Xentral, Lexoffice
* Notion, Airtable, Monday
* Stripe, PayPal
Wo Zapier punktet: Nischen-Apps. Wenn du ein obskures Tool nutzt, ist die Chance bei Zapier am höchsten, dass es eine Integration gibt.
Wo Make punktet: Deutsche Tools. Xentral, Lexoffice, sevDesk, DATEV-Schnittstellen sind oft besser implementiert als bei Zapier.
Wo n8n punktet: Custom-APIs. Wenn es keine fertige Integration gibt, baust du sie dir selbst mit dem HTTP-Node.
Wir haben getestet, welche typischen deutschen Business-Tools unterstützt werden:
* Xentral: Zapier (Webhook), Make (native), n8n (HTTP)
* Lexoffice: Zapier (native), Make (native), n8n (HTTP)
* sevDesk: Zapier (native), Make (native), n8n (HTTP)
* DATEV: Zapier (nicht verfügbar), Make (Export), n8n (nicht verfügbar)
* Personio: Zapier (Native), Make (Native), n8n (HTTP)
* CleverReach: Zapier (native), Make (native), n8n (HTTP)
Beispiel: Neue Kontaktformular-Einsendung → E-Mail an Team → Eintrag in CRM
Alle drei Tools können das problemlos. Hier gibt es keinen nennenswerten Unterschied.
Beispiel: Neue Bestellung → Prüfe Lagerbestand → Wenn vorhanden: Versandlabel erstellen → Wenn nicht: Benachrichtigung an Einkauf → In beiden Fällen: Kunden-E-Mail
Hier zeigt sich die Stärke von Make. Die visuelle Darstellung macht Verzweigungen übersichtlich. Bei Zapier brauchst du „Paths“, die schnell unübersichtlich werden.
Beispiel: Daten aus API abrufen → Über Array iterieren → Für jeden Eintrag: Weitere API-Abfrage → Ergebnisse aggregieren → Bei Fehler: Retry mit Backoff → Ergebnis in Datenbank
Bei Zapier unmöglich oder nur mit extremen Workarounds. Make und n8n können das nativ.
Beispiel: Multi-Step-Workflows mit Code-Ausführung, Datenbankabfragen, komplexen Transformationen, Webhook-Endpoints
n8n ist hier am stärksten, weil du jederzeit JavaScript einsetzen kannst. Make kann vieles, aber nicht alles.
* Server in den USA
* EU-Datenverarbeitung über AWS EU möglich (Enterprise)
* Privacy-Shield-Nachfolger (Data Privacy Framework) zertifiziert
* Für sensible Daten: Prüfe mit deinem Datenschutzbeauftragten.
* Server in der EU (Frankfurt) und den USA
* Du kannst die Region wählen
* DSGVO-konformer als Zapier für EU-Unternehmen
* SOC 2 Type II zertifiziert
* Self-hosted: Daten verlassen nie deine Server
* Cloud: Server in Deutschland (Hetzner)
* Maximale Kontrolle bei Self-hosting
* Für Unternehmen mit strengen Compliance-Anforderungen die beste Wahl.
Unser Rat: Wenn du mit sensiblen Kundendaten arbeitest (Gesundheit, Finanzen, Personal), sind n8n Self-hosted oder Make mit EU-Region die sicherste Wahl.
Wir haben einen identischen Workflow (Webhook → Datenverarbeitung → API-Call → Antwort) 100-mal ausgeführt:
Make: 1,2 Sekunden
Zapier: 2,8 Sekunden
n8n (Cloud): 1,4 Sekunden
n8n (self-hosted, guter Server): 0,8 Sekunden
Fazit: Für die meisten Anwendungsfälle irrelevant. Bei Echtzeit-Anforderungen (Chat-Bots, Live-Integrationen) kann es einen Unterschied machen.
Alle drei Tools haben eine hohe Verfügbarkeit (>99,9%). Bei n8n Self-hosted bist du selbst verantwortlich.
* Chat-Support (Professional+)
* Große Community, viele Tutorials
* Beste Dokumentation der drei.
* E-Mail-Support (alle Pläne)
* Priority Support (Pro+)
* Aktive Community und Forum
* Make Academy mit kostenlosen Kursen
* Dokumentation gut, aber nicht so umfangreich wie Zapier
* Community-Forum (sehr aktiv)
* Discord-Server
* Bezahlter Support nur für Enterprise
* Dokumentation technisch gut, aber setzt Vorwissen voraus.
→ Starte mit Zapier
Ja, es ist teurer. Aber du sparst Zeit und Frust. Die Lernkurve ist flach, die Dokumentation exzellent. Wenn du merkst, dass du an Grenzen stößt oder die Kosten explodieren, wechselst du.
→ Nimm Make
Nach der initialen Lernkurve (plane 5–10 Stunden ein) bist du mit Make am flexibelsten bei fairen Kosten. Die visuelle Oberfläche macht komplexe Workflows handhabbar.
→ Schau dir n8n an
Die Möglichkeit, JavaScript einzusetzen und das Tool selbst zu hosten, macht n8n extrem mächtig. Die Kostenersparnis ist enorm, wenn du ohnehin jemanden hast, der sich darum kümmern kann.
→ n8n self-hosted oder Make EU
Wenn Datenschutz kritisch ist, willst du Kontrolle über deine Daten. n8n Self-hosted gibt dir maximale Kontrolle. Make mit EU-Region ist ein guter Kompromiss.
→ Prüfe zuerst, wer sie hat
Bevor du dich entscheidest: Geh auf die jeweilige Website und suche nach deinen wichtigsten Tools. Nichts ist frustrierender, als später festzustellen, dass eine kritische Integration fehlt.
Transparenz: Wir nutzen Make als Haupt-Tool und n8n für spezielle Fälle.
* Beste Balance aus Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit
* Faire Preise bei unserem Volumen
* EU-Server für DSGVO-Konformität
* Gute Integrationen für deutsche Tools.
* Für komplexe API-Integrationen, wo wir Code brauchen
* Für interne Tools ohne Datenschutz-Relevanz.
Zapier ist wie ein Automatik-Auto. Einfach einsteigen und losfahren. Du zahlst mehr, aber du kommst schnell ans Ziel.
Make ist wie ein gut ausgestatteter Mittelklassewagen. Du musst ein bisschen lernen, aber dann hast du ein zuverlässiges Fahrzeug für fast jede Situation.
n8n ist wie ein Bausatz-Auto. Du kannst alles selbst bauen und anpassen. Aber du musst wissen, was du tust.
Unsere Empfehlung für die meisten Unternehmen: Starte mit Make. Die initiale Investition in Lernzeit zahlt sich aus. Wenn du merkst, dass du mehr brauchst, weißt du dann, was dir fehlt.
Benötigst du Unterstützung bei der Automation? Sprich mit uns über unseren Automation Quick-Start.
Zapier ist für absolute Anfänger am besten geeignet. Es hat die flachste Lernkurve und führt dich Schritt für Schritt durch die Einrichtung. Die Benutzeroberfläche ist intuitiv, und du kannst in 5–10 Minuten deinen ersten Workflow erstellen.
Die Zeitersparnis durch Automation ist erheblich. Bei Business.Digital haben wir unsere wöchentliche Zeit für repetitive Aufgaben von 23 auf unter 5 Stunden reduziert. Die meisten Unternehmen können 10–20 Stunden pro Woche einsparen, was sich auf etwa 40–80 Stunden pro Monat summiert.
Ja, ein Wechsel zwischen den Tools ist möglich, erfordert aber einen Neuaufbau der Workflows. Es gibt keine direkte „Export/Import“-Funktion zwischen Make, Zapier und n8n. Plane für die Migration etwa 50 % der Zeit ein, die du für den ursprünglichen Aufbau benötigt hast.
Für EU-Unternehmen bietet n8n Self-hosted die beste Datensicherheit, da alle Daten auf deinen eigenen Servern bleiben. Als zweite Option ist Make mit EU-Servern (Frankfurt) eine DSGVO-konforme Lösung. Zapier speichert Daten primär in den USA, bietet aber für Enterprise-Kunden EU-Datenverarbeitung an.
Alle drei Tools ermöglichen die Integration mit eigenen Anwendungen. n8n ist hier am flexibelsten durch direkte JavaScript-Unterstützung und HTTP-Nodes. Make bietet gute HTTP/Webhook-Funktionen. Zapier unterstützt Custom Webhooks und hat eine Developer Platform für eigene Integrationen, ist aber weniger flexibel bei komplexen Anforderungen.
Quellen: Eigene Tests, offizielle Dokumentationen, Preislisten (Stand Januar 2025)
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